La plataforma de administración de contenido empresarial (ECM) marca la diferencia

Por: Yadira Suárez, Enterprise & Solutions Programs Manager Latin America & Caribbean Region, Xerox Distributor Group

La administración de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés) ayuda a las organizaciones a cumplir con sus necesidades de gestión de la información y mejora innumerables procesos de negocio: contratos de proveedores, cuentas a pagar, expedientes de empleados, solicitudes de préstamos y más. Una forma de diferenciar las ofertas de ECM es observar en lo mucho que se centran para ofrecer al usuario una experiencia de alto nivel.

Cuando usted evalúa los sistemas ECM, debe buscar aquellos que son completos pero se centran fuertemente en el usuario. Capacidades funcionales de ECM como éstas conducen a la agilidad y productividad general de la organización:

1. Se integra bien con otra línea de aplicaciones del negocio, al proporcionar valor a los trabajadores conocedores.
2. Tecnología diseñada para mejorar la adopción de usuarios.
3. Personalizada para el uso diario.
4. Incluye la capacidad para seguir la ruta de documentos.

Echemos un vistazo un poco más cerca a cada uno de ellos:

1. Se integra con otros sistemas que los trabajadores usan todos los días

Las aplicaciones empresariales complejas carecen de capacidades de integración orgánicas y con frecuencia requieren inversiones costosas para que hablen entre sí. Desde la perspectiva del usuario, estos silos de información podrían ser también paredes de ladrillo. Si alguien necesita información sobre un contrato o cliente específico, debe iniciar sesión en un sistema de procesamiento de pagos o CRM u otra herramienta o base de datos para obtener toda la información que necesita. Cada sistema tiene a la mano algún tipo de elemento para compartir y pertenencia al trabajo que se realiza. Podría ser el expediente de un empleado, el contrato de un cliente o una factura pagada. La solución no debe ser añadir ECM como otro silo de información. En su lugar, las aplicaciones deben conectarse idealmente con un solo clic, para que se pueda acceder a los documentos y las imágenes de una variedad de aplicaciones empresariales en el contexto de una aplicación de terceros.

La solución ECM centrada en el usuario sigue este enfoque a través de mejores conexiones con otros sistemas en el ecosistema empresarial. Una solución ECM centrada en el usuario es compatible con todos los sistemas y proporciona a los usuarios una vista con una sola mirada. Cuando ECM se conecta fácilmente con la planificación de los recursos empresariales del back-end, CRM y otras aplicaciones, los usuarios se benefician.

2. Tecnología diseñada para mejorar la adopción del usuario

La integración de su sistema ECM no debe requerir una configuración extensa, con meses dedicados a ajustes, antes de que los usuarios realmente pongan sus manos en ella. Algunos vendedores hacen su software demasiado complejo, y luego agregan servicios profesionales para conseguir que funcione. Las soluciones ECM centradas en el usuario son más fáciles y más simples de instalar, de manera que los empleados reciben las herramientas más rápido.

Es cierto que mientras más pasos haya en un flujo de trabajo, más difícil puede ser automatizarlo, pero mejores los resultados. Los procesos como las solicitudes de préstamos tienen muchas reglas para cada paso y, para automatizar, los desarrolladores deben pensar a través de los procesos y decisiones en cada etapa. A menudo se hace necesario el uso de la administración de los procesos de negocio (BPM).

La plataforma de administración de contenido empresarial (ECM) Xerox DocuShare 7.0 es compatible con una gama completa de capacidades de BPM. Esto hace más útil a la tecnología ECM, desde los casos de uso más simples como establecer rutas hasta los procesos más complejos que requieren varios pasos. Los usuarios se benefician al aprender solo una herramienta para diferentes procesos.

Xerox DocuShare 7.0 está diseñada desde su base teniendo en mente el uso, la flexibilidad y la conveniencia; ayuda a que los trabajadores sean más eficientes en las labores del día a día, enfocándose en la intersección de personas, papel y procesos, la fuerza vital del entorno del trabajo de hoy. Es una de las plataformas de administración de contenido más flexibles y fáciles de usar, que maneja una amplia gama de papel y contenido digital y automatiza los procesos de negocio para que los clientes, constituyentes y socios de su organización puedan acceder, compartir y procesar con eficiencia la información crítica las 24 horas los 7 días de la semana.

3. Personalizada para el uso diario

Los trabajadores conocedores tienen dificultades para organizar el flujo de trabajo de sus documentos y trabajos particulares. Tienen que trabajar más intensamente cuando utilizan procesos rígidos que carecen de agilidad o flexibilidad, o no reflejan las necesidades de las tareas.

La ECM centrada en el usuario está diseñada para permitir que los usuarios del negocio establezcan realmente sus flujos de trabajo de la manera más funcional. Se puede hacer rápidamente sin reclutar a un ejército de programadores. Una plataforma ECM centrada en el usuario, como Xerox DocuShare, está diseñada para configurarse rápidamente y para manipular una amplia gama de necesidades de los usuarios desde el inicio.

La plataforma trabaja con los empleados, en lugar de hacerles comprometer sus necesidades para utilizar el sistema. Para mejorar aún más la experiencia del usuario, los sistemas ECM centrados en el usuario deben crear un entorno adecuado para la forma en que éste prefiere trabajar:

• Personalizar la herramienta para su estilo de trabajo.
• Organizar vistas de contenido.
• Personalizar con la marca y los gráficos.
• Acceder a una interfaz de usuario sensible en equipos de escritorio, tabletas, teléfonos
• Beneficiarse del acceso a la nube.

Al usar Xerox DocuShare, las compañías han logrado considerables beneficios que incluyen, entre otros:

• Hasta un 80 por ciento de reducción en el tiempo usado en encontrar información.
• Hasta un 50 por ciento de ahorro en costos operativos.
• Reducción de costos e impacto ecológico al usar menos papel, energía y envíos.
• Eficiente cumplimiento con rastros de auditoría completos.
• Adopción rápida. La fácil interfaz basada en la Web permite distribuir la fuerza de trabajo y acceder a la información y compartirla con los clientes desde cualquier lugar.

4. Incluye la capacidad de seguimiento de documentos

La solución ECM centrada en el usuario excluye los traspasos manuales y las conexiones no estructuradas en cada oportunidad. Las tareas, desde las más triviales hasta las más complejas, se realizan fácilmente y no toman tanto tiempo como antes. Algunas interacciones manuales innecesarias pueden ser reemplazadas por una ruta inteligente habilitado mediante escaneo (o digitalización).

La solución ECM fácil de usar ofrece reglas de contenido intuitivas y automatizadas para que los trabajadores puedan por ellos mismos crear en un solo paso escaneo al flujo de trabajo, ya sea en las instalaciones o en la nube, para agilizar y automatizar los procesos. La productividad mejora cuando los empleados no tienen que proporcionar los requisitos al departamento de TI y esperar a que su ruta sea desarrollada. Las organizaciones también pueden buscar datos en el punto de escaneo para acelerar la recuperación de los datos.

Mediante un enfoque centrado en el usuario se han mejorado mucho otros pasos que aún requieren la intervención humana. Arrastrar y soltar en la Web simplifica el subir y bajar archivos, imágenes y documentos. Los usuarios pueden subir, bajar y distribuir contenido inmediatamente para la colaboración y productividad. Se pueden bajar instantáneamente varios archivos como archivos comprimidos para archivarlos o compartirlos. Botones de fácil uso para tabletas reflejan la experiencia personal del usuario con el dispositivo para obtener una mejora inmediata de la productividad.

La solución ECM centrada en el usuario hace que las personas hagan su trabajo con más facilidad, menos costo y más rapidez. Se centra en el uso, ahorro de tiempo y elimina pasos de los procesos diarios. El resultado es que el trabajo es más fluido para los usuarios que tienen trabajo que hacer y clientes que ayudar.

Conozca más acerca de Xerox DocuShare 7.0 y busque si la solución ECM centrada en el usuario tiene sentido para su organización.