Colombia: “Microsoft nos ofreció con Office 365 mejoras en disponibilidad, seguridad y acceso inmediato, con esquemas innovadores y diferentes ” Carlos Enrique Reyes, Vicepresidente de CISA

Central de Inversiones S.A., entidad pionera del estado en subirse a la nube con Microsoft.

La compañía que anteriormente tenía una política que prohibía enviar archivos adjuntos de más de 10 megas, ahora puede enviar hasta más de 25 megas. 

Bogotá, mayo de 2012. Central de Inversiones S.A. (CISA), es una sociedad comercial de economía mixta del orden nacional, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Tiene por objeto gestionar, adquirir, administrar, comercializar, cobrar, recaudar, intercambiar, enajenar y arrendar a cualquier título, toda clase de bienes inmuebles, muebles, acciones, títulos valores, fiduciarios, crediticios o litigiosos, cuyos propietarios sean entidades públicas de cualquier orden o rama, organismos autónomos e independientes previstos en la Constitución Política y en la Ley, así como prestar asesoría técnica y profesional a dichas entidades en el diagnóstico y/o valoración de sus activos y sobre temas relacionados con el objeto social.

En 1975 nació como una filial del banco central hipotecario, pero en 2001 se convierte en el colector de activos del estado, dejando de ser filial de una entidad financiera para pasar a depender de Fogasin, y  encargarse de normalizar todos los activos tóxicos que dejó la crisis financiera del 99. En ese momento deja de ser asesor del banco para convertirse en el colector, empezando a trabajar dos líneas de negocio principales, cartera e inmueble.

En el 2007 hace una venta masiva de los activos y saca al mercado un paquete de cartera e inmueble. Cinco años después vende todo a un inversionista extranjero y se queda con poco inventario, por lo que  da un vuelco a su negocio adquiriendo inmuebles y cartera, ya no solo del sector financiero, ampliando de esta forma su objeto social.

Estas grandes transformaciones a través de los años hicieron que Central de Inversiones S.A. evaluara la plataforma tecnológica que utilizaba para optimizar sus procesos. Tal es el caso del correo electrónico, el cual siempre había estado localmente en su centro de cómputo y había pasado por diferentes versiones, desde Exchange 2000, 2003, 2007 incluso 2010, antes de dar el salto a la nube. Además, el sistema obsoleto que tenían en cuanto a servidores, no contaba con la disponibilidad de correo electrónico que requería la organización, lo cual comenzaba a generar inconvenientes para la compañía. En junio del 2011 se les presentó un gran problema, se cayó el correo por dos días y afectó sus operaciones de forma directa; situación que empezó a hacerse frecuente cada 4 o 6 meses.

Así lo comenta Edwin Jiménez, Jefe de Tecnología y Producción de CISA, “Queríamos ofrecer a los empleados de CISA una mayor disponibilidad del correo electrónico, además der herramientas a las pudieran acceder desde cualquier parte del mundo con conexión a internet, de ahí que empezamos a evaluar las opciones”, expresa.

Fue en ese momento cuando el área de tecnología de la compañía realizó un estudio de porqué debían pasarse a la nube. Evaluaron los diferentes proveedores que ofrecían estos servicios, entre ellos  Google Apps, Telmex con su hosting de correo electrónico y Microsoft con Office 365. En análisis se hizo teniendo en cuenta casos de éxito, costos de licenciamientos, de soporte a la plataforma, costos de actualización entre otros; además de verificar temas como las bondades técnicas, de seguridad, y por su puesto que los usuarios no tuvieran un impacto tan grande a la hora de migrar a la nube y las herramientas que les brindaba cada uno de los proveedores.

Fue así como tomaron la decisión de adoptar Office 365, que les ofrecía un paquete integral ajustado para la compañía, además de que sus usuarios ya estaban familiarizados con los productos de Microsoft y no querían perder eso. Otro aspecto determinante fue el acompañamiento en la migración sin costos, compatibilidad 100% con la plataforma actual y la disponibilidad 24/7.

La implementación inició en noviembre de 2011, con una planeación previa de desde junio que incluía el estudio, realización de un plan de trabajo, plan de mejores prácticas de nivelación y una campaña de expectativa para los empleados. “Subir nuestro correo electrónico a la nube fue muy sencillo y rápido, siempre acompañados de Microsoft para llevar a cabo con éxito el proceso”, explica el jefe de tecnología y producción.

Al mismo tiempo se llevó a cabo una campaña de comunicación interna por medio del correo electrónico llamada “nos vamos para la nube con los pies en la tierra” a través de mensajes de expectativa contando las ventajas que iban a obtener con el correo en la nube.

De esta manera agrega Edwin, “Todo el momento mantuvimos comunicación con el recurso humano; les enviamos las ventajas que iban a obtener con la nube: conectividad desde cualquier lugar, más espacio de almacenamiento en su correo electrónico, mayor capacidad de recepción y envío de archivos y mensajería instantánea. Además les mostramos las bondades del teletrabajo con esta gran herramienta, que se traduce en trabajar desde su casa, conectarse al correo electrónico, hacer videoconferencias y disponibilidad del chat, todo con un número telefónico para soporte técnico”, anota. 

Los resultados han sido muy positivos. Luego de este proceso, se realizó una encuesta de satisfacción para saber cómo había sido la recepción entre los empleados la cual mostró que el 98% considera que el servicio de correo electrónico es excelente. Actualmente se benefician 220 personas con cuentas de correo en la nube., siendo los que trabajan por fuera de la compañía los que más sacan provecho de esta modalidad, que son aproximadamente 40 personas, que lo ven como una herramienta útil con la cual se pueden comunicar con la entidad en cualquier momento y lugar.

Para Carlos Enrique Reyes, vicepresidente de Central de Inversiones S.A, “Lo importante de ejecutar este tipo de proyectos es estar abiertos a romper paradigmas, muchas veces pensamos que es mejor tener el centro de computo en nuestra planta física porque creemos tener un mayor control sobre las herramientas, sin saber que hay servicios que generan mejoras en disponibilidad, seguridad, acceso inmediato, con esquemas innovadores y diferentes como es el caso de Office 365”.

Para Carolina Cárdenas, los beneficios de tener el correo en la nube son muchos, “yo trabajo en el área de nuevos negocios y la respuesta con nuestros clientes, que son entidades públicas, deben ser en tiempos definidos y oportunos, y Office 365 nos permite tener la capacidad para ofrecer un servicio de calidad”, expresa. 

“Las expectativas se han cumplido cabalmente; logramos un ahorro en costos aproximadamente de $70 millones de pesos anual, no hemos tenido más inconvenientes con el servicio de correo electrónico, los usuarios tiene más capacidad en el buzón y apoyamos mucho el tema del Teletrabajo en CISA gracias a Office 365”, concluye el vicepresidente de Central de Inversiones, Carlos Enrique Reyes.

Juan Pablo Consuegra, director de mercadeo y operaciones de negocio, Microsoft Colombia, expresa “estamos orgullosos de subir a la nube empresas del estado como CISA, ya que la computación en la nube ayuda a las compañías a ser más competitivas y a alcanzar sus objetivos, por medio de una infraestructura tecnológica ágil y segura”. En los últimos 2 años Microsoft ha apoyado la adopción de productos y servicios en la nube a cerca de 400 empresas. Además, anotó que de las empresas nacionales que se han subido a la nube el 74% lo ha hecho con Office 365, el 16% con Windows Azure para el desarrollo de nuevas soluciones y el 10% restante con CRM Online para el relacionamiento con clientes. 

Acerca de Microsoft

Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq «MSFT») es el líder mundial en software, servicios y tecnologías de Internet que ayudan a las personas y a las empresas a realizar su máximo potencial.