Hay un Windows para las empresas pequeñas y medianas: Windows Intune

“Con esta herramienta nuestra productividad ha aumentado considerablemente, pues las interrupciones por aspectos técnicos que padecíamos quedaron atrás”, Eduardo José Pacheco de La Hoz, abogado y socio de M&P Abogados 

Bogotá D.C., noviembre de 2012. Uno de los mayores desafíos que experimentan las pequeñas y medianas empresas consiste en la compra y actualización de software, debido a que no disponen de grandes capitales para invertir en tecnología. Por eso es común ver que muchas compañías tienen sistemas operativos diferentes y versiones distintas de sus programas.

Según el estudio “Consumo de TIC en las Pymes” realizado por Misión Pyme, el 25% de las pequeñas y medianas empresas en Colombia invierten anualmente entre 0 y 5 millones de pesos en tecnología, lo que demuestra que hay todavía pocas compañías, y con una mínima cantidad de recursos, dispuestas a mejorar sus sistemas. Esto sucede, en gran medida, porque estas pymes prefieren capitalizar directamente el núcleo de su negocio.

Pero ¿qué pasa cuando los sistemas obsoletos o incompatibles empiezan precisamente a afectar la productividad de estas empresas? ¿Qué alternativas tienen las pymes para hacer de la tecnología su mejor aliada en el crecimiento del negocio? Muchas compañías, como la firma M&P Abogados, tienen estas inquietudes frecuentemente. Este es el caso de cómo este bufete encontró la mejor solución: Windows Intune.

En el año 2001 se constituyó M&P Abogados Ltda., con la intención de prestar servicios legales especializados en aspectos relacionados con el derecho de las empresas en las áreas de consultoría y litigios. La empresa inició sus operaciones con tres computadores, los cuales tenían sus licencias de software al día pero los sistemas operativos y programas correspondían a versiones diferentes. Esto ocasionaba problemas de compatibilidad en procesos como el intercambio de archivos y la impresión de documentos.

Con el tiempo M&P Abogados creció aceleradamente. Así, el número de computadores aumentó, primero a diez y luego a dieciocho. La empresa contaba con un ingeniero externo que realizaba periódicamente las actualizaciones de estos equipos pero la diversidad de antivirus, de versiones de programas y de sistemas operativos empezaron a ser un dolor de cabeza, al punto que la simple impresión de un documento o compartir archivos se convirtieron en un verdadero problema. Muchas veces eran los mismo empleados quienes debían usar su tiempo laboral para tratar de resolver estos inconvenientes.

“Se empezó a afectar el clima laboral, ya que algunos empleados reducían su nivel de productividad y justificaban los retrasos en la entrega de sus tareas a los problemas asociados con sus equipos. Todo esto causaba un gran malestar entre todos”,  recuerda Eduardo José Pacheco de La Hoz, abogado y socio de M&P Abogados.

Debido a la incompatibilidad en los procesos tecnológicos, las señales de incomodidad en los empleados y la notable disminución del buen servicio hacia los clientes, los socios de la empresa decidieron emprender un plan de acción que solucionara estos problemas.

A comienzos de 2012 los directivos de M&P Abogados descubrieron Windows Intune, una solución diseñada especialmente para las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Intune otorga las herramientas necesarias para la administración de seguridad de los equipos desde un punto remoto, por medio de internet, sin necesidad de servidores, sistemas de enfriamiento y nuevo hardware. “Antes de abrir un espacio físico para instalar equipos preferíamos hacerlo para poner escritorios o lugares de trabajo. No le veíamos ningún sentido a crecer la infraestructura tecnológica, ya que ese no es nuestro negocio”, argumenta Pacheco.

Windows Intune es un programa que solamente requiere ser instalado en cada máquina sin necesidad de infraestructura adicional. Al saber esto M&P Abogados contrató a Multisoft, partner de Microsoft, luego de explorar otras alternativas disponibles en el mercado “Estas ofertas contemplaban la adquisición de servidores, sus respectivos sistemas de enfriamiento y otras cosas que no queríamos ni podíamos tener, por eso estas propuestas nunca nos agradaron” explica Pacheco y agrega: “pretendíamos una solución que funcionara sin mayores problemas y sin depender de un tercero, pues hicimos la revisión de los costos-beneficios de esta modalidad y era evidente su improductividad”.

Con la implementación de Itune, el problema de las actualizaciones desapareció ya que el programa reporta el estado de los equipos al Data Center de Microsoft y éste al administrador de la compañía, todo lo referente a back ups, actualizaciones y el control de virus sin depender de cada uno de los usuarios de los computadores. “Hemos percibido un mejor clima laboral, ahora los empleados están enfocados en prestar un servicio jurídico de calidad. El tiempo que antes les tomaba solucionar los problemas técnicos ahora lo dedican a sus asuntos profesionales lo cual se traduce en productividad”, afirma Pacheco.

La fluidez en los procesos, el respaldo tecnológico, la reducción de costos asociados a la administración, la seguridad en la Nube, la agilidad en las actualizaciones y la uniformidad en los sistemas operativos, han sido los mayores beneficios que adquirió M&P Abogados al adquirir Windows Intune de Microsoft.

Esta solución también les garantiza las comunicaciones en un cien por ciento en cualquier lugar, ya que los profesionales de la firma viajan constantemente y tiene otra oficina en Bucaramanga. Ahora sólo necesitan estar conectados a internet para contar con herramientas o servicios de comunicación; así como con asesoría y soporte técnico de forma remota.

“En realidad estamos sorprendidos porque sabemos que es una solución compleja, soportada por una amplia infraestructura oculta, pero que trabaja de forma silenciosa y con gran efectividad. No interrumpe el trabajo de nadie y para nosotros eso era lo primordial. Podemos hacer mantenimiento o alguna reparación sin recurrir a una persona IT externa, y sin interrumpir las labores diarias”, agregó Pacheco.

Con estos resultados obtenidos en el uso de la tecnología para aumentar la productividad, ahora los directivos de M&P abogados están evaluando la incorporación de nuevos servicios que ofrece Microsoft.

Acerca de Windows Intune

Windows Intune, lanzado en 2011, le otorga a las pequeñas y medianas empresas las herramientas necesarias para la administración y seguridad de los equipos desde un punto remoto, por medio de Internet, y sin necesidad de adquirir y administrar servidores o una compleja infraestructura en hardware.

Acerca de Microsoft

Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq «MSFT») es el líder mundial en software, servicios y soluciones que ayudan a las personas y las empresas a desarrollar al máximo su potencial.