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La nube los salvo de la inundación.

“Pese a la inundación, nunca dejamos de comunicarnos. Eso es estar en la nube de Microsoft”, afirmó Juan Carlos Meza, jefe de Tecnologías de Información de la Universidad de La Sabana. 

Bogotá D.C., septiembre  de 2012. Todos recuerdan los salones inundados, los asientos flotando, los tableros caídos, los computadores mojados y atrapados en la mitad del agua y todas las instalaciones del campus universitario de la Sabana empantanadas. Nadie podía entrar y mucho menos salir. Cerca de 3 metros de agua cubrían las instalaciones. Parecía, cuentan los estudiantes, que tardarían muchos días en volver a clases. El agua de las lluvias que cayó durante días en el 2011 en el municipio de Chía arrasó con todo.

Había emergencia. Se armaron brigadas de estudiantes y profesores para rescatar todo lo que se pudiera. Se establecieron aulas satélites en varios colegios e instituciones que se solidarizaron con la “U” para no parar el estudio de los alumnos de las 21 carreras, 19 postgrados y 19 especializaciones. Y, lo más importante, salvaron toda la información de la institución, más de 30 años de historia y de contactos en los 550 computadores y en las salas de cómputo, unas de las que estaban inundadas.

“Nunca creímos enfrentarnos ante una situación como ésta. Realmente los primeros minutos fueron de gran confusión, pero reaccionamos rápidamente para poner en marcha los sistemas de información lo más pronto posible”, aseguró Juan Carlos Meza, jefe de Tecnologías de Información de la Universidad de la Sabana.

Cómo lo lograron. Tal vez este fue el reto más grande de la Sabana en estos momentos de crisis y de incomunicación total. Necesitaban sistemas ágiles, seguros y eficientes que les permitieran estar en contacto, mantener las comunicaciones y compartir documentos entre sus empleados, estudiantes y profesores. Más que nunca debían estar unidos y comunicados.

Por eso Juan Carlos Meza, el jefe de Tecnologías de Información, reaccionó rápidamente y asesoró todo el proceso de rescate de la información de la institución y el de mantener los sistemas de comunicación activos para asegurar clases y proteger los contactos. Así lo recuerda este ingeniero de sistemas: “por fortuna de todos el Data Center de la universidad se encontraba alojado en el segundo piso donde el agua no logró llegar. Sin embargo, los equipos que proporcionaban el enfriamiento como los aires acondicionados, las plantas eléctricas que aprovisionaban la energía, los condensadores, etc., sí estaban en el primer piso o tenían alguna relación con éste, por lo tanto resultaron comprometidos o afectados. Debido a esto, y para evitar un daño mayor, tuvimos que apagar el Data Center por completo”.

Esto significaba que todos los sistemas de la universidad estaban interrumpidos en su totalidad, por tanto no había información de los estudiantes ni de las áreas administrativas; sin contar que más de 550 computadores y decenas de impresoras quedaron inservibles.

Fue entonces cuando el área de tecnología de la universidad puso en marcha un plan piloto que fue el que solucionó este gran problema. Justo antes de la inundación Meza y su equipo integrado por 8 profesores venían trabajando en una solución que les permitiera no depender exclusivamente del Data Center y economizar una buena suma de dinero por la adquisición de licencias. Es decir, querían una nueva infraestructura para tener un sistema de back up de respaldo que estaría apagado la mayor parte del tiempo.

En palabras de este experto ingeniero, “habíamos adquirido Windows Server 2008 R2 y su solución de back up Hyper – V de Microsoft porque nos permitía tener una infraestructura virtual sin depender del hardware, así reduciríamos cualquier impacto frente a un corte de luz o alguna otra eventualidad. De hecho, este servicio fue el que nos permitió en un tiempo muy corto replicar en línea algunos servicios como el directorio activo, los sistemas de autenticación y algunos servidores de archivo”.

Pero había otro desafío aún mayor y era el de recuperar lo antes posible el servicio de correos electrónicos, debido a que el Data Center estaba apagado por la inundación. Frente a esta situación Meza explicó: “lo que hicimos fue migrar estas cuentas a Microsoft Office 365, la plataforma en la que administrábamos los correos de los estudiantes. Simplemente corrimos un proceso y en menos de tres horas el servicio de correo electrónico de toda la universidad funcionaba al 100 por ciento”.

Aunque pasaron cinco meses para que el Data Center funcionara completamente y para que la universidad adquiriera nuevamente los equipos dañados con la emergencia, sus comunicaciones nunca se detuvieron. Demostraron que La Sabana no sólo brinda educación de alta calidad sino que cuenta con la infraestructura tecnológica y virtual para atender las necesidades de su personal y de los estudiantes de sus 21 carreras universitarias, 19 posgrados y 19 especializaciones.

Luego de esta emergencia el ingeniero Meza concluyó que “experiencias difíciles como ésta permiten que uno desarrolle todo su potencial y demuestre lo que puede hacer. Las directivas de la universidad reconocieron nuestro esfuerzo y comprendieron aún más la importancia que tienen los sistemas para la institución. No podíamos predecir que esto pasaría pero pese a la inundación, nunca dejamos de comunicarnos. Eso es estar en la nube de Microsoft”. 

Acerca de Microsoft

Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq “MSFT”) es el líder mundial en software, servicios y tecnologías de Internet que ayudan a las personas y a las empresas a realizar su máximo potencial.  

Acerca de la Universidad de la Sabana.

La Asociación de Amigos de la Universidad de La Sabana nació en septiembre de 1980, con el propósito de promover las actividades de la Universidad de La Sabana, enfocando sus esfuerzos a la consecución de donaciones con las familias de alumnos y amigos de la Universidad y así apoyar el desarrollo social de la Institución.

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